Hen­ki­lö­tie­to­jen tie­to­suo­ja­se­los­te / Ii­ris Pro

Muokattu 29.10.2018

Iiris Pron asiakasrekisterit

1. Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki

Työllisyyspalvelut

Vernissakatu 1, 2 krs.

01300 Vantaa

2. Henkilötietojen käsittelijä

Helsingin ja Uudenmaan Näkövammaiset ry (jäljempänä HUN)

PL 60

00030 IIRIS

Puhelin: 09 396 041 (vaihde)

Y-tunnus: 0201284-9

Tietosuojavastaava

Toiminnanjohtaja Heikki Majava

Sähköposti: heikki.majava@hun.fi

Puhelin: 040 562 2212

3. Rekisterin nimi

Kuntouttava työtoiminta / Vantaan kaupunki

4. Rekisteröityjen ryhmä ja rekisterin tarkoitus

Rekisteröityjen ryhmän muodostavat kuntouttavan työtoiminnan sopimusten osoittamat henkilöt. Rekisterin tarkoitus on kuntouttavan työtoiminnan sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttäminen.

5. Mitä tietoja käsittelemme

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

  • tarvittavat tunniste- ja yhteystiedot
  • toiminnan toteuttamisen ja siihen liittyvien sopimusten edellyttämät tarpeelliset tiedot.

6. Mistä saamme tietoja

Tietoja saamme työtoiminnan sopimuskumppaneilta, rekisteröidyltä itseltään, lakiperusteisesti viranomaiselta tai muulta luotettavalta taholta.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja

Luovutamme henkilötietoja sopimusten mukaisesti sopimuskumppaneille sekä henkilöstöhallinnon toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot HUNin taloushallintoon.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme

Tietoja säilytetään kuntouttavan työtoiminnan tilaajan kanssa tehdyn pääsopimuksen keston ajan.

Säilytämme henkilötietoja ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjaamme arkistointi- ja tietosuojaohjeistuksella.

Laitteet, joilla henkilötietoja käsitellään, on suojattu henkilökohtaisella salasanalla, pääsykoodilla tai biometrisellä tunnisteella. Tietokoneet on varustettu palomuuri- ja virustorjuntaohjelmistoilla sekä kiintolevyn salausohjelmalla. Käytössä olevat tietojärjestelmät päivitetään säännöllisesti.

Verkkopalvelimen käyttö on suojattu henkilökohtaisin tunnuksin ja kunkin käyttäjän käyttöoikeudet rajattu vain niihin kansioihin, joihin pääsyä hänen työtehtävät edellyttävät. Manuaaliaineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

Henkilötietojen käsittelijänä arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja sekä oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Miten selvitämme henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

Henkilötietojen käsittelijänä sitoudumme noudattamaan Vantaan kaupungin Henkilötietojen tietoturvaloukkausten selvittämisestä antamaa toimittajan ohjetta (24.4.2018) eli ilmoitamme kirjallisesti tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle (Vantaan kaupunki) ilman aiheetonta viivytystä saatuamme sen tietoomme, ja 36 tunnin määräajassa. Vastuu ilmoitusvelvollisuuden toteuttamisesta säilyy kuitenkin rekisterinpitäjällä.

10. Keneen voit olla yhteydessä

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt sinun tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, päivitämme selosteen muutospäivämäärän. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.